Comment donner accès à la BDESE au CSE ?

Un accès permanent, une obligation légale à part entière

L'article L2312-36 du code du travail est explicite : la BDESE est « accessible en permanence » aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique, à ceux du CSE central et aux délégués syndicaux. Cette permanence est une caractéristique du dispositif, au même titre que le contenu de la base ou sa mise à jour régulière. Priver les élus de cet accès, ou le rendre trop difficile en pratique, reviendrait à vider la BDESE d'une partie de sa fonction.

Il faut toutefois rappeler que l'accessibilité « en permanence » ne signifie pas une disponibilité au sens le plus strict. L'employeur n'est pas tenu de garantir une consultation à toute heure et sans la moindre interruption ; ce qui compte, c'est que les membres du CSE puissent accéder à la base à tout moment utile, sans dépendre d'une autorisation ponctuelle de la direction. L'enjeu est donc de mettre en place un dispositif d'accès stable et autonome pour les élus.

Concilier accessibilité et sécurité des données

La difficulté tient à ce que la BDESE contient des données sensibles : informations économiques, sociales, parfois individuelles. L'accès doit donc être simple et efficace pour les élus, sans jamais rogner sur la sécurité. Ces deux exigences ne s'opposent pas, à condition de choisir la bonne solution technique et de la paramétrer correctement.

Le principe directeur est celui de l'accès segmenté : les membres du CSE doivent pouvoir consulter la BDESE, et rien d'autre que ce à quoi ils ont droit. Un accès trop large, qui exposerait par mégarde d'autres documents ou d'autres données, serait aussi problématique qu'un accès trop restreint. La qualité du dispositif se juge précisément à cette capacité à ouvrir juste ce qu'il faut, à ceux qui y ont droit.

Quelle solution technique choisir ?

Lorsque le SIRH de l'entreprise propose un espace dédié à la BDESE, la solution est idéale, à une condition : que les accès y soient correctement segmentés et strictement limités aux membres du CSE. J'observe toutefois que cette segmentation n'est pas toujours au rendez-vous, certains outils donnant un accès plus large que nécessaire. Ce point mérite une vérification attentive avant de s'appuyer sur l'espace natif du SIRH.

Lorsque le SIRH ne le permet pas, ou lorsque l'entreprise préfère une solution indépendante, Oxil propose un accès serveur dédié. Il permet de mettre à disposition la BDESE, mais aussi n'importe quel autre document destiné au CSE. Il s'agit du même serveur sécurisé et certifié ISO 27001, hébergé en France, que celui sur lequel repose notre approche de la sécurité des données. La gestion des accès y est simple : les élus se connectent via un lien qui leur est transmis et consultent immédiatement les documents, sans manipulation complexe. Un suivi des connexions et des accès est par ailleurs possible, ce qui permet de documenter, si besoin, le respect de l'obligation de mise à disposition.