BDESE : définition et contenu de la base de données économiques, sociales et environnementales

Qu'est-ce que la BDESE ?

La BDESE est une base de données unique qui rassemble les informations que l'employeur met à la disposition des représentants du personnel. Elle couvre les orientations stratégiques de l'entreprise, sa situation économique et financière, sa politique sociale et, depuis 2021, ses enjeux environnementaux. Elle constitue le socle d'information partagé entre la direction et le comité social et économique (CSE), et alimente en particulier ses grandes consultations récurrentes.

La BDESE n'est pas un rapport figé, remis une fois par an. C'est une base vivante, régulièrement actualisée, à laquelle les élus et les délégués syndicaux ont accès en permanence. Elle ne se substitue pas pour autant aux procédures d'information et de consultation, ni aux négociations obligatoires : disposer d'une BDESE complète ne dispense pas d'organiser la consultation du CSE. La base est un support, pas une fin en soi.

Qui est concerné ?

La BDESE est obligatoire dans toute structure dotée d'un CSE, c'est-à-dire à partir de 50 salariés, qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'une association. Les employeurs publics dont le personnel relève de la fonction publique sont soumis à un dispositif distinct, fondé sur une base de données sociales et un rapport social unique. L'absence de BDESE n'est pas sans conséquence : elle peut caractériser un délit d'entrave au fonctionnement du CSE, un risque que nous détaillons dans notre article consacré aux conséquences de l'absence de BDESE.

De la BDES à la BDESE

Le dispositif n'est pas né d'hier. Créée en 2013 sous le nom de base de données économiques et sociales (BDES), la base a été assouplie en 2017, avec la possibilité d'adapter son contenu par accord, puis élargie à l'environnement par la loi Climat et Résilience de 2021, qui lui a valu son « E ». Nous retraçons ces étapes dans notre article consacré aux évolutions réglementaires du contenu de la BDESE.

Le cadre juridique commun à toutes les entreprises

Le principe et le cadre général de la BDESE sont posés par la partie législative du code du travail, notamment les articles L2312-18 et L2312-36. Le contenu détaillé relève de la partie réglementaire, avec deux articles distincts selon l'effectif : l'article R2312-8 pour les entreprises de moins de 300 salariés, l'article R2312-9 pour celles d'au moins 300 salariés.

Ce contenu réglementaire ne s'applique qu'à défaut d'accord. Un accord d'entreprise ou, à défaut, de branche peut en effet adapter l'organisation, l'architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base. Cette souplesse a toutefois des limites : l'accord doit conserver un socle de thèmes, dont le volet environnemental, seuls les thèmes relatifs aux partenariats et aux transferts intragroupe pouvant être écartés. En pratique, l'intérêt principal d'un accord est souvent de clarifier les zones de flou des textes : fréquence de mise à jour, détail des indicateurs, période de référence.

Plusieurs principes s'appliquent quelle que soit la taille de l'entreprise.

La dimension pluriannuelle, d'abord. Les informations portent sur l'année en cours et les deux années précédentes, et intègrent des perspectives sur les trois années suivantes, sous forme de données chiffrées ou, à défaut, de grandes tendances. Cette exigence de projection compte parmi les points les plus délicats de l'exercice.

L'accès et la confidentialité, ensuite. L'employeur fixe les modalités d'accès et de consultation de la base, en garantissant un accès permanent aux personnes qui y ont droit. Il lui revient également d'identifier les informations confidentielles, à l'égard desquelles les élus sont tenus à une obligation de discrétion. Nous revenons sur les modalités pratiques dans notre article consacré à l'accès du CSE à la BDESE.

La mise à jour, enfin. La base doit être « régulièrement actualisée », sans que les textes fixent de périodicité précise. Nous recommandons une actualisation trimestrielle, pour les raisons que nous exposons dans notre article sur la fréquence de mise à jour de la BDESE.

Le contenu de la BDESE dans les entreprises de moins de 300 salariés

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, l'article R2312-8 organise la BDESE autour de dix rubriques. Leur lecture demande de l'attention, car les intitulés ne correspondent pas toujours aux indicateurs réellement demandés, et le décret renvoie fréquemment à d'autres textes du code du travail, du code de commerce ou du code de l'environnement.

La première rubrique, intitulée « Investissements », en est le meilleur exemple. Sous cet intitulé, le décret loge en réalité l'essentiel des données sociales de l'entreprise : évolution des effectifs par type de contrat, par âge et par ancienneté, emplois par catégorie professionnelle, emploi des personnes en situation de handicap, stagiaires, formation professionnelle et conditions de travail. Ce n'est que dans un second volet qu'apparaissent les investissements matériels et immatériels au sens habituel du terme : immobilisations, dépenses de recherche et développement, transformation des méthodes de production.

La deuxième rubrique porte sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Elle comprend une analyse de la situation respective des femmes et des hommes par catégorie professionnelle, sur des thèmes allant de l'embauche à la rémunération effective, puis une stratégie d'action. Le texte présente ici une ambiguïté notable : il combine les notions d'« analyse » et de « données chiffrées », sans préciser clairement si les données elles-mêmes doivent figurer dans la base ou seulement leur analyse. La définition des bases de calcul, effectifs physiques ou équivalents temps plein notamment, reste également à la main de l'entreprise. Ces résultats sont par ailleurs à articuler avec l'index de l'égalité professionnelle, sans que ce dernier suffise à remplir les attentes de la BDESE.

Les rubriques suivantes couvrent la situation financière et la rémunération. La troisième porte sur les fonds propres, l'endettement et les impôts, avec une formulation ouverte, les impôts et taxes « notamment », qui laisse à l'entreprise le soin d'en définir le périmètre. La quatrième traite de la rémunération des salariés et des dirigeants : frais de personnel, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, montant global des rémunérations des cinq ou dix personnes les mieux rémunérées selon l'effectif, et épargne salariale. Là encore, les bases de calcul ne sont pas précisées et doivent être fixées par l'entreprise.

Viennent ensuite des rubriques plus brèves. La cinquième concerne les activités sociales et culturelles, avec la contribution versée au CSE et le mécénat. La sixième, consacrée à la rémunération des financeurs, vise les revenus distribués aux actionnaires et l'actionnariat salarié ; elle est sans objet pour une association. La septième recense les flux financiers à destination de l'entreprise : aides publiques, avec leur nature, leur objet, leur montant et leur emploi, réductions et crédits d'impôts, exonérations de cotisations sociales, mécénat perçu et résultats financiers. La notion de résultat d'activité « en volume » y pose souvent question : pour une activité de service sans unité physique évidente, il est préférable de ne pas la chiffrer, en expliquant dans la base les raisons de ce choix, comme les textes le permettent.

La huitième rubrique porte sur les partenariats, c'est-à-dire en pratique les relations avec les clients et les fournisseurs. Le décret ne précise pas ce qu'il faut mentionner, et parle de « partenariats » là où la loi évoque toujours la « sous-traitance », deux notions qui ne se recouvrent pas exactement. La neuvième, relative aux transferts commerciaux et financiers intragroupe, ne concerne que les entreprises appartenant à un groupe. Ces deux rubriques peuvent être écartées par accord.

La dixième rubrique, enfin, est consacrée à l'environnement. Elle comprend la politique générale de l'entreprise en la matière, l'économie circulaire, avec la prévention et la gestion des déchets et la consommation d'eau et d'énergie, et le changement climatique, avec l'identification des émissions directes de gaz à effet de serre.

Ce qui change à partir de 300 salariés

Dans les entreprises d'au moins 300 salariés, l'article R2312-9 conserve la même architecture en dix rubriques, mais avec un niveau de détail nettement supérieur. Là où le décret applicable aux plus petites structures énonce des thèmes, celui-ci liste des indicateurs précis, souvent hérités de l'ancien bilan social.

Les données sociales sont les premières concernées. Les effectifs doivent être présentés de manière beaucoup plus fine, avec les embauches, les départs selon leur motif, les promotions ou le recours au chômage partiel. Le volet consacré aux conditions de travail intègre les accidents du travail, avec leurs taux de fréquence et de gravité, les maladies professionnelles, les dépenses de sécurité, l'absentéisme ou encore l'organisation et le contenu du travail.

La rubrique consacrée à l'égalité professionnelle est également enrichie. Elle repose sur une série d'indicateurs comparatifs détaillés entre les femmes et les hommes, et comporte un volet spécifique sur l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, avant la stratégie d'action.

La rubrique consacrée aux rémunérations change elle aussi de dimension. Elle intègre des indicateurs de hiérarchie des rémunérations, au choix le rapport entre la moyenne des rémunérations des 10 % de salariés les mieux rémunérés et celle des 10 % les moins rémunérés, ou le rapport entre la rémunération moyenne des cadres et celle des ouvriers. S'y ajoutent le montant global des dix rémunérations les plus élevées, les rémunérations accessoires et la rémunération des dirigeants mandataires sociaux. La cinquième rubrique s'élargit par ailleurs à la représentation du personnel, et devient « représentation du personnel et activités sociales et culturelles ».

Le volet environnemental, enfin, distingue les entreprises selon qu'elles sont soumises ou non à une obligation de reporting extra-financier. Les premières doivent notamment intégrer un bilan de leurs émissions de gaz à effet de serre, les secondes relèvent d'indicateurs proches de ceux prévus pour les entreprises de moins de 300 salariés.

Le seuil de 300 salariés a enfin une incidence sur la forme. Au-delà de ce seuil, la base doit être tenue sur un support informatique, alors qu'une version papier reste possible en deçà.