Quelles difficultés rencontre-t-on lors de la mise en place de la BDESE ?

Des textes denses et parfois imprécis

Une lecture en cascade

Le contenu de la BDESE est fixé, à défaut d'accord, par l'article R2312-8 du code du travail pour les entreprises de moins de 300 salariés, et par l'article R2312-9 au-delà. Ces articles ne se suffisent pas à eux-mêmes. Ils renvoient sans cesse à d'autres textes, qu'il s'agisse d'autres articles du code du travail, du code de commerce ou du code de l'environnement. Pour cerner précisément ce qui est attendu sur un seul indicateur, il faut souvent ouvrir trois ou quatre autres articles. Cette lecture en cascade est l'une des principales sources de complexité, et d'erreurs, dans la construction d'une BDESE.

Des intitulés trompeurs et des notions floues

Les intitulés des rubriques ne correspondent pas toujours à leur contenu. Le cas le plus flagrant est celui de la rubrique « Investissements », qui regroupe en réalité l'essentiel des données sociales de l'entreprise : effectifs, emplois, formation, conditions de travail. S'en tenir aux titres conduit presque inévitablement à des oublis.

Plusieurs notions restent par ailleurs imprécises. Le décret demande l'évolution du nombre de stagiaires de plus de 16 ans, sans préciser de quels stages il s'agit, rémunérés ou non. La difficulté est aussi pratique, car rares sont les entreprises qui tiennent un registre complet de leurs stagiaires, âge compris. La notion de salariés appartenant à une entreprise extérieure pose une question comparable. Une lecture stricte conduirait à inclure jusqu'aux interventions ponctuelles de fournisseurs, soit un décompte ingérable et peu signifiant. Nous préconisons de ne retenir que les prestataires qui interviennent de façon régulière dans l'entreprise et pour son compte, comme les sociétés de nettoyage ou de gardiennage.

Le décret n'est pas non plus homogène dans son vocabulaire : il demande tantôt une répartition par « catégorie », tantôt par « qualification », deux notions voisines qui ne se recouvrent pas toujours. Pour les entreprises de moins de 300 salariés, aucune précision n'est apportée. Le texte applicable au-delà de ce seuil donne toutefois une indication utile, en suggérant de se référer à la classification de la convention collective ou aux pratiques de l'entreprise, par exemple avec une répartition entre cadres, employés, techniciens et agents de maîtrise, et ouvriers.

Une jurisprudence quasi inexistante sur le contenu

Ces zones de flou seraient moins gênantes si la jurisprudence était venue les éclaircir. Ce n'est pas le cas : les décisions portant sur le contenu précis de la BDESE sont rares. Les entreprises doivent donc trancher elles-mêmes, et assumer leurs choix. La seule attitude solide consiste à documenter chaque choix d'interprétation, à l'appliquer de manière cohérente d'une année sur l'autre, et à l'expliquer dans la base elle-même. Un accord d'entreprise peut également être l'occasion de clarifier ces points avec les partenaires sociaux.

Collecter et fiabiliser des données issues de sources multiples

La seconde difficulté est technique. La matière première de la BDESE est constituée de données brutes, qu'il faut collecter, trier, catégoriser, parfois masquer, puis projeter dans le temps.

La déclaration sociale nominative (DSN) constitue la principale source. Dans les BDESE que nous réalisons, elle alimente environ deux tiers des indicateurs pour les entreprises de moins de 300 salariés, et entre 40 et 50 % pour les entreprises de plus grande taille. Le reste provient des équipes finance et RH, voire RSE, sur des données plus spécifiques : situation financière, formation, prévention, environnement. La BDESE suppose donc un vrai travail de coordination entre des interlocuteurs qui n'ont pas l'habitude de travailler ensemble sur un même livrable, et dont les calendriers ne coïncident pas toujours.

Le traitement de ces données soulève ensuite des questions de méthode. De nombreux indicateurs se déclinent par catégorie professionnelle, ce qui impose de rattacher chaque salarié à une catégorie précise, pour chaque période, à partir des données de paie. Les bases de calcul doivent être fixées : effectifs physiques ou équivalents temps plein, salaire de base ou salaire brut réel. Aucune de ces questions n'est tranchée par les textes.

La protection des données personnelles mérite enfin une attention particulière. Dans une entreprise de moins de 300 salariés, une catégorie professionnelle peut ne compter que quelques femmes ou quelques hommes. Publier une rémunération moyenne sur un groupe aussi restreint revient à rendre des situations individuelles identifiables. Nous recommandons de masquer les données portant sur des groupes de moins de cinq personnes.

La dimension pluriannuelle, un piège pour la première édition

La BDESE ne se lit pas sur une seule année. Elle porte sur l'année en cours et les deux années précédentes, et intègre des perspectives sur les trois années suivantes. Cette dimension pluriannuelle est souvent sous-estimée lors de la première édition.

Pour un premier exercice, l'historique n'existe pas encore sous une forme exploitable. Il faut donc reconstituer les données des deux années précédentes, quitte à saisir manuellement certaines valeurs, faute de quoi la première BDESE est amputée d'une partie de sa substance. La notion d'« année en cours » doit également être prise au sérieux : une BDESE mise à jour au printemps ne peut pas se limiter aux données arrêtées au 31 décembre, et doit intégrer les informations disponibles sur les premiers mois de l'année.

Les perspectives à trois ans constituent enfin l'exercice le plus délicat. Les méthodes sont peu balisées, les données par nature incertaines, et l'entreprise engage sa crédibilité sur des chiffres prospectifs. Nous consacrerons un article spécifique à cette question.

Au-delà de 300 salariés, un volume d'indicateurs démultiplié

Les difficultés décrites ci-dessus concernent toutes les entreprises. Elles changent toutefois d'échelle au-delà de 300 salariés. L'article R2312-9 ne se contente pas d'énoncer des thèmes : il liste des indicateurs précis et nombreux, souvent hérités de l'ancien bilan social. Accidents du travail, absentéisme, indicateurs de hiérarchie des rémunérations, indicateurs comparatifs détaillés entre les femmes et les hommes : le volume de données à produire est sans commune mesure avec celui d'une BDESE de moins de 300 salariés.

Cette exigence accrue se double d'une part plus faible de données directement issues de la DSN. Le travail de collecte auprès des différentes fonctions de l'entreprise prend donc une place plus importante, et la coordination devient un enjeu central du projet.

Une erreur fréquente, faire de la BDESE « la case cochée »

Une dernière difficulté tient moins à la technique qu'à la perception du dispositif. Une fois la BDESE construite, la tentation est grande de la considérer comme un aboutissement, la case cochée du dialogue social. C'est une erreur. La BDESE est un support : elle alimente les consultations récurrentes du CSE et les négociations obligatoires, mais elle ne s'y substitue pas. Disposer d'une base complète ne dispense pas d'organiser l'information et la consultation du comité.