Sur quel support diffuser le BSI : papier ou dématérialisé ?

Le BSI papier, un document qualitatif et accessible à tous

Le papier conserve des atouts que le numérique ne remplace pas complètement. Un BSI imprimé est un objet que l'on tient en main, que l'on parcourt à son rythme, que l'on peut conserver ou partager avec ses proches. Bien réalisé, il traduit aussi le soin que l'entreprise accorde à la démarche : la qualité du papier, de l'impression et de la finition participe directement au message.

Le papier est également le support le plus accessible. Il est particulièrement pertinent pour les populations éloignées de l'informatique, ou qui ne travaillent pas régulièrement sur un poste informatique, comme les équipes de production, de logistique ou de terrain. Pour ces salariés, un document dématérialisé risque de ne jamais être ouvert, là où un BSI papier trouve naturellement son lecteur.

L'impression en interne, à proscrire

Pour réduire les coûts, la tentation peut être d'imprimer les BSI en interne, sur les imprimantes de bureau de l'entreprise. C'est une solution à proscrire. La qualité de rendu est rarement à la hauteur d'un document censé valoriser la politique de rémunération, et les coûts réels, temps passé, consommables, mise sous pli, sont souvent sous-estimés. Surtout, la manipulation de documents nominatifs contenant des données de rémunération sur des imprimantes partagées expose à des risques de confidentialité : un document oublié dans un bac, une impression lancée sur le mauvais appareil, et c'est toute la démarche qui se trouve fragilisée.

Le choix d'un imprimeur professionnel

Le recours à un imprimeur professionnel permet de donner au BSI la qualité qu'il mérite. Le choix du papier y contribue largement : un grammage compris entre 140 et 250 g/m² confère au document une tenue nettement supérieure à celle du papier de bureau standard. Des papiers issus de forêts gérées durablement, certifiés PEFC ou FSC, permettent par ailleurs de concilier qualité et responsabilité environnementale, un sujet que nous aborderons plus en détail dans un prochain article consacré à l'impact environnemental du BSI papier ou numérique.

La confidentialité doit rester une exigence à cette étape. L'imprimeur manipule des documents nominatifs, et il est légitime de l'interroger sur les mesures qu'il met en œuvre pour protéger les données qui lui sont confiées, de leur réception jusqu'à leur destruction.

Le BSI dématérialisé, deux formats aux logiques différentes

Le PDF, un format simple et durable

Le PDF est le format dématérialisé le plus répandu. Il est lisible sur tous les équipements, économique à produire et facile à diffuser. Son principal intérêt tient à sa conservation : le salarié peut le stocker dans son coffre-fort électronique, un outil dont disposent aujourd'hui de nombreuses entreprises, aux côtés de ses bulletins de paie. Le BSI rejoint ainsi les documents de référence que le salarié conserve et peut consulter à tout moment.

Le PDF peut également offrir une part d'interactivité, grâce à une navigation entre les pages et à des liens vers des ressources externes, par exemple vers le site d'un organisme d'épargne salariale ou vers l'intranet de l'entreprise. Il reste en revanche un document figé, dont le rendu est identique pour tous les lecteurs.

Le format web, interactif mais plus exigeant

Le BSI peut enfin prendre la forme d'une page web ou d'une application. Ce format ouvre des possibilités que le PDF n'offre pas : affichage dynamique, présentation interactive des données, et possibilité de suivre les consultations pour mesurer l'impact de la démarche. Il répond bien aux attentes de populations habituées aux outils numériques.

Ces atouts ont une contrepartie. Le format web implique des coûts de développement plus élevés, et il suppose une connexion pour accéder au document. Il convient donc surtout aux entreprises qui souhaitent faire du BSI un outil de communication interactif, et dont les salariés sont majoritairement connectés.

Combiner les supports, la double diffusion

Le choix du support n'a pas à être exclusif. Dans bien des cas, la double diffusion papier et PDF concilie accessibilité et maîtrise des coûts : le papier garantit que chaque salarié reçoit et lit son document, tandis que le PDF lui permet de le conserver dans son coffre-fort électronique. Elle peut aussi être modulée selon les populations, le papier étant réservé aux salariés qui n'ont pas d'accès régulier à un poste informatique.